Warum eine PDF so groß wird

Die vier üblichen Ursachen

• Scans in voller Auflösung. Der mit Abstand häufigste Fall. Ein Multifunktionsgerät scannt gern mit 600 dpi in Farbe; eine einzelne A4-Seite kommt so auf mehrere Megabyte. Für ein Dokument, das ohnehin nur gelesen oder ausgedruckt wird, sind 200 bis 300 dpi völlig ausreichend.
• Fotos, die nicht verkleinert wurden. Ein Handybild hat schnell 4000 Pixel Kantenlänge. Auf einer A4-Seite werden davon vielleicht 1700 Pixel gebraucht — der Rest wird mitgeschleppt, ohne je sichtbar zu werden.
• Eingebettete Schriften. Jede verwendete Schrift wandert in die Datei, damit sie überall gleich aussieht. Bei wenigen Schriften ist das vernachlässigbar; bei einer Datei, die aus mehreren Quellen zusammengeführt wurde, summiert es sich.
• Reste aus der Bearbeitung. Frühere Fassungen, gelöschte Objekte und Formular-Zwischenstände bleiben im Dokument stehen, wenn ein Programm nur anhängt statt neu zu schreiben. Deshalb wird eine Datei manchmal größer, obwohl etwas entfernt wurde.

Erst nachsehen, dann komprimieren

Bevor Sie an der Qualität drehen, lohnt der Blick auf die Art der Datei. Legen Sie sie auf der Startseite im Prüfer ab: Steht dort „Textebene: keine gefunden“, ist Ihre PDF ein Scan — dann liegt die Größe an Bildern und Komprimieren hilft deutlich. Steht dort „Textebene vorhanden“ und die Datei ist trotzdem groß, sind es meistens einzelne eingebettete Fotos oder Bearbeitungsreste.

Der zweite Blick lohnt sich auf den Zuschnitt: Bei gescannten Unterlagen sind oft breite graue Ränder mit dabei. PDF zuschneiden entfernt sie und spart Fläche, die niemand vermisst.

Was beim Komprimieren verloren geht

PDF komprimieren rechnet die enthaltenen Bilder auf eine sinnvolle Auflösung herunter und speichert sie neu. Was Sie dabei wissen sollten:

• Seiten ohne Bilder bleiben unverändert. Sie werden unverändert übernommen; ihr Text bleibt scharf und durchsuchbar.
• Seiten mit Bildern werden komplett zu einem Bild. Auch der Text auf diesen Seiten — er ist danach weder scharf noch durchsuchbar. Das trifft besonders Scans mit nachträglicher Texterkennung: Bild und Textebene stehen dort auf derselben Seite.
• Bei Scans sinkt die Bildqualität. Das ist der ganze Zweck. Für Belege, Rechnungen und Korrespondenz ist das unproblematisch; bei Plänen, Röntgenbildern oder Vorlagen für den Druck ist es das nicht.
• Der Vorgang ist nicht umkehrbar. Bewahren Sie die Ausgangsdatei auf, bis Sie das Ergebnis angesehen haben.
• Ein zweiter Durchlauf bringt kaum etwas und verschlechtert die Bilder erneut. Wenn eine Stufe nicht reicht, ist die stärkere Stufe der bessere Weg als zweimal dieselbe.

Wenn Sie an den Text einer gescannten Datei herankommen wollen, ist Komprimieren der falsche Schritt: Dafür gibt es Texterkennung. Sie liest den Text aus dem Scan, legt ihn als unsichtbare Ebene über die unveränderte Seite und gibt ihn zusätzlich als Textdatei aus — die PDF sieht danach genauso aus wie vorher, ist aber durchsuchbar. Und wenn die Datei nur deshalb zu groß für die Mail ist, weil alles in einem Dokument steckt, ist PDF trennen oft die ehrlichere Lösung als jede Kompression.